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sexta-feira, 13 de agosto de 2010

COMPRAS PYMES


AS PYMES E AS COMPRAS




Inúmeras empresas e organizações são invadidas habitualmente por Lic. em Administração de Empresas, Consultores Profissionais, expertos universitários, e todo aquele que alguma vez leu um livro de marketing, repetindo um mantra como rezo tibetano, que não se vende ou se vende pouco porque falta marketing ou o mesmo não é o suficientemente bom.
Todos os que alguma vez trabalhamos em empresas e temos ou tivemos responsabilidades diretivas, sabemos da importância dos custos e da importância das compras na geração de utilidades.
Para chegar ao custo final, as matérias-primas constituem uma grande parte do custo do produto (más do 40% na maioria dos casos). Embora, se pensa sempre na venda e em como gerar-la, porém nunca se pensa em convidar "gente de marketing" para analisar as ofertas dos fornecedores, para conhecer "suas armadilhas" ou enganos, ou os métodos que empregam aqueles que nos querem vender. Considerando que se o custo maior vem dado pelas matérias primas, como não "cuidar" ou proteger nossos egressos, que vão a estar antes que os ingressos.
Todos sabemos que o problema de toda empresa está dado porque deve pagar rapidamente aos fornecedores e os clientes demoram em pagar. A isso se o conhece como problemas financeiros, mas isso é só a febre.
Porém que é o que a origina?
As organizações – de qualquer tamanho- são um todo e não só a suma das partes. Mas muitas empresas manejam cada área ou seção em forma independente, o que conduz a superposição de tarefas, falta de coordenação, ineficiente utilização de recursos, etc.
Gerir por processos é administrar os recursos da organização pensando-la como uma unidade, na que cada parte tem participação no resultado final.
Este é um conceito no que já não existe uma parede que divida um setor de outro, senão que as áreas estão interconectadas. Mais que reuniões verticais onde um chefe distribui decisões a sua equipe, uma empresa que se maneja com este critério terão reuniões interdepartamentais para a toma de decisões.

Pensemos nas diferentes pessoas que intervém nas compras, qual é sua tarefa e que os motiva (pela positiva ou pela negativa)

a.- Comprador: faze a aquisição, se foca no preço.

b.- Usuário: consume/usa o produto, procura o rendimento do produto.

c.- Influente: dá critérios para a eleição, cuida seu rol de assessor e não se quer "queimar".

d.- Decisor: autoriza a compra, si é dono cuida seu bolso, se é gerente suas primas ou seu posto.

e.- Informador: registra as operações e as distribui aos interessados, é a memória da empresa.
E aqui é onde as organizações se mareiam e descuidam seus egressos de dinheiro, deixando só a seu pessoal de compras e só fazendo que discutam preços e condições de pagamento.

Como é o processo de compras habitual:

1.- se compra o que sempre se comprou e faze tempo que não se revisa (esta em piloto automático) no melhor dos casos se olha o preço.
2.- os que fazem os pedidos colocam condições de uso ou quantidades desnecessárias para uma data.
3.- há troca de produtos no transcendentes influenciados por vendedores ( geralmente preço)
4.- há probas de produtos influenciadas pela chegada de novos gerentes ou donos, com pouca ou nula informação, mais com detalhes emocionais sobre aspectos que provocam em quem vão a dar o OK, de se sentir que "aproveitaram uma ganga", " lhe vai a dar a possibilidade de fabricar mais ou mais rápido" , "esta acedendo a algo que ninguém tem e com isso vai tirar uma vantagem", " vai ter uma máquina para mostrar, como se fosse um 0 Km e isso melhorara seu ego".
A Gestão por Processos não é só para as grandes empresas; é para toda organização que tenha como valores a satisfação do cliente, a gestão de recursos e a eficiência. Para aplicar este concepto no se necessita ser uma grande empresa, senão estar convencido que esta forma de agir é uma ferramenta que só gera benefícios econômicos, eficiência, aumento da satisfação ao cliente interno e externo, e muitos outros.
Há alguns professores universitários renomeados que publicam livros, como Philip Kotler, que sugerem que o pessoal de marketing se junte com o de compras para que apreendam destes sobre quais são as estratégias de marketing dos vendedores.
Embora todos os que temos trabalhado nas empresas sabemos que sua motivação principal e sobre o que se os avalia é só pelo preço, pelo tanto, pouco aprenderam de marketing. Se fosse necessário que o pessoal de compras aprenda as "armadilhas detrás das ofertas" dos preços, que ocultam malicia e que mascarada detrás dos preços baixos, práticas que só se descobrem com o tempo, logo de que as empresas têm adquirido os produtos e os serviços.
Acredito que há um novo lugar para ocupar e negociar melhor nas empresas, para a gente de marketing. Se o ocupam junto a compras, todos sairão beneficiados.
Um claro exemplo de otimização de recursos é a implementação dum processo de compras / pago a fornecedores (em lugar de simplesmente comprar e pagar), para que o setor de finanças consiga obter informação sobre pagos pendentes com maior antecipação.
Aplicando a “gestão por processos”, para tramitar a aquisição de qualquer serviço ou insumo se deverá processar uma “ordem de compra”, pelo que com este documento já se conhecerão os compromissos assumidos e seus respectivos vencimentos. Ou seja, que a empresa não vai a informar-se da obrigação ao ter a nota fiscal em mão, senão que o saberá antes e poderá prever e ordenar suas finanças otimizando o fluxo de dinheiro.
A sua vez, com o processo de compras implementado a área de produção ou de vendas terá informação sobre a existência ou não de materiais, produto, insumos por ingressar, etc. o que a sua vez lhe permitirá planificar as outras partes do processo.
Este exemplo, muito básico, serve para comprovar que, sem importar seu porte, todas as empresas que compram, pagam, produzem/vendem e cobram podem organizar sua Gestão integral focada em processos.
Estamos convencidos que a gestão por processos é especial para ser aplicada nas Pymes, porque é por meio do trabalho por processos que se podem medir os resultados obtidos e comparar-los contra os objetivos planejados, convertendo essa informação numa enorme vantagem competitiva.

LAS PYMES Y LAS COMPRAS (ESPANHOL)
Numerosas empresas y organizaciones son invadidas habitualmente por Lic. en Administración de Empresas, Consultores Profesionales, expertos universitarios, y todo aquel que alguna vez leyó un libro de marketing, que repiten una letanía como rezo tibetano, que no se vende o se vende poco porque falta marketing o el mismo no es lo suficientemente bueno.
Todos los que alguna vez trabajamos en empresas y tenemos o hemos tenido responsabilidades directivas, sabemos de la importancia de los costos y de la importancia de las compras en la generación de utilidades.
Para llegar al costo final, las materias primas constituyen una gran parte del costo del producto (más del 40% en la mayoría de los casos). Sin embargo, se piensa siempre en la venta y en como generarla, pero nunca se piensa en poner "gente de marketing" para analizar las ofertas de los proveedores, para conocer "sus trampas" o engaños, o los métodos que emplean aquellos que nos quieren vender. Considerando que si el costo mayor viene dado por las materias primas, como no "cuidar" o proteger nuestros egresos, que van a estar antes que los ingresos.
Todos sabemos que el problema de toda empresa está dado porque debe pagar rápidamente a los proveedores y los clientes tardan en pagar. A eso se lo conoce como problemas financieros, pero eso es la fiebre.
¿Pero qué es lo que la origina?
Las organizaciones – de cualquier tamaño- son un todo y no sólo la suma de las partes. Pero muchas empresas manejan cada área o sección en forma independiente, lo que conduce a superposición de tareas, falta de coordinación, ineficiente utilización de recursos, etc.
Gestionar por procesos es administrar los recursos de la organización pensándola como una unidad, en la que cada parte tiene participación en el resultado final.
Este es un concepto en el que ya no existe una pared que divida un sector de otro, sino que las áreas están interconectadas. Más que reuniones verticalistas donde un jefe imparte decisiones a su equipo, una empresa que se maneja con este criterio tendrá reuniones inter-departamentales para la toma de decisiones.

Pensemos en las diferentes personas que intervienen en las compras, cual es su tarea y que lo motiva (por la positiva o por la negativa)

a.- comprador: hace la adquisición, se fija en el precio.

b.- usuario: consume/usa el producto, busca el rendimiento del producto.

c.- influyente: da criterios para la elección, cuida su rol de asesor y no se quiere "quemar".

d.- decisor: autoriza la compra, si es dueño cuida su bolsillo, si es gerente sus primas o su puesto.

e.- informador: registra las operaciones y las distribuye a los interesados, es la memoria de la empresa.
Y acá es donde las organizaciones se marean y descuidan sus egresos de dinero, dejando solos a su personal de compras y solo haciendo que discutan precios y condiciones de pago.

Como es el proceso de compras habitual:
1.- se compra lo que siempre se compro y hace rato que no se revisa (ésta en piloto automático) en el mejor de los casos se mira el precio.
2.- los que hacen los pedidos ponen condiciones de uso o cantidades necesarias para una fecha.
3.- hay reemplazo de productos no trascendentes influenciados por vendedores ( generalmente precio)
4.- hay pruebas de productos influenciadas por la llegada de nuevos gerentes o dueños, con poca o nula información, mas con detalles emocionales sobre aspectos que provocan en quienes van a dar el OK, de sentirse que "aprovecharon una ganga", " le va a dar la posibilidad de fabricar mas o más rápido" , "esta accediendo a algo que nadie tiene y con eso va a sacar una ventaja", " va a tener una máquina para mostrar, como si fuera un 0 Km y eso le mejorara su ego".
La Gestión por Procesos no es sólo para las grandes empresas; es para toda organización que tenga como valores la satisfacción al cliente, la gestión de recursos y la eficiencia. Para aplicar este concepto no se necesita ser una empresa grande, sino estar convencido que esta forma de gestionar es una herramienta que solo genera beneficios económicos, eficiencia, aumento de la satisfacción al cliente interno y externo, y muchos otros.

Hay algunos profesores universitarios renombrados que publican libros como Kotler, que sugieren que el personal de marketing se junte con el de compras para que aprendan de estos sobre cuáles son las estrategias de marketing de los vendedores.
Sin embargo todos los que hemos trabajado en las empresas sabemos que su motivación principal y sobre por los que se los evalúa es sólo por el precio, por lo tanto, poco aprenderían de marketing. Si es necesario que el personal de compras aprenda las "trampas detrás de las ofertas" de los precios, que esconden malicia y que enmascaran detrás de los precios bajos, prácticas que solo se descubren con el tiempo, luego de que las empresas ya han adquirido los productos y los servicios.
Creo que hay un nuevo lugar para ocupar y negociar mejor en las empresas, para la gente de marketing. Si lo ocupan junto a compras, todos saldremos beneficiados.
Un claro ejemplo de optimización de recursos es la implementación de un proceso de compras / pago a proveedores (en vez de simplemente comprar y pagar), para que el sector de finanzas logre obtener información sobre pagos pendientes con mayor anticipación.
Aplicando la “gestión por procesos”, para tramitar la adquisición de cualquier servicio o insumo se deberá procesar una “orden de compra”, por lo que con este documento ya se conocerán los compromisos asumidos y sus respectivos vencimientos. O sea que la empresa no va a enterarse de la obligación al tener la factura en mano, sino que lo sabrá antes y podrá prever y ordenar sus finanzas optimizando el flujo de dinero.
A su vez, con el proceso de compras implementado en el área de producción o de ventas tendrá información sobre la existencia o no de materiales, producto, insumos por ingresar, etc. lo que a su vez le permitirá planificar las otras partes del proceso.
Este ejemplo, muy básico, sirve para comprobar que, sin importar el tamaño, todas las empresas que compran, pagan, producen/venden y cobrar pueden organizar su Gestión integral enfocada en procesos.
Estamos convencidos que la gestión por procesos es especial para ser aplicada en las Pymes, porque es por medio del trabajo por procesos que se pueden medir resultados obtenidos y compararlos contra los objetivos planteados, convirtiendo esa información en una enorme ventaja competitiva.
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