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sexta-feira, 25 de junho de 2010

O ABC DE COMPRAS


Segmentación ABC y la ley de Pareto. (espanhol)

En Logística, es habitual hablar de infinidad de tipos de segmentaciones ABC (a veces llamada simplemente AC): ABC de entradas, ABC de Stock, ABC de salidas, de clientes, de roturas...que dicho así, no da mucha información. En este artículo vamos a tratar de aclarar que es una segmentación ABC y como se realiza.

Una segmentación ABC es una herramienta que nos sirve para centrarnos en lo que es más importante (jerarquizar). Realmente es una aplicación de la ley de Pareto, o la ley 80/20. Esta ley dice que el "20% de algo siempre es responsable del 80% de los resultados" es decir que el 20% de algo es esencial y el 80% es trivial. Por ejemplo, si hablamos de ventas, el 20% de los productos, representan el 80% de las ventas y el otro 80% solo representa el 20% de las ventas. Por tanto ese primer 20% de productos son los que deberían ser más importantes para la empresa. Esta ley se basa en un conocimiento empírico y no siempre se cumple con exactitud. A veces no es 80/20 y es 80/30...depende de cada caso en particular, pero siempre hay un "poco" que representa un "mucho"

En el caso de una segmentación ABC, lo que se suele hacer es, definir como:
• Clase A: es él % de ese algo (ej.: productos) que representa el 80% de los resultados (ej.: ventas)
• Clase B: es él % de ese algo (productos), sin considerar la clase A, que representa el 15% de los resultados restante (ventas)
• Clase C: el resto de % de ese algo (productos) sin considerar las clases A y B que representara el resultado restante: el 5%.
Cuando hablamos de segmentación AC lo que se suele considerar es que la clase C es el conjunto de la clase B y C anterior. Es decir, A representa el 80% de la venta y C el 20% (ley 80/20).

Remarcar, que el ABC se realiza siempre considerando un determinado periodo. Por ejemplo, puedo hacer un ABC de ventas cada 6 meses donde compruebo cuales fueron los productos A, B y C en ese periodo (la clasificación puede variar si consideramos un periodo anterior o posterior). El ABC tiene por tanto un periodo asociado.

Compras:
En compras se utiliza mucho el ABC de referencias / valor de compra (cantidad comprada en el periodo por el coste unitario)
• Referencias A: representaran las referencias que suponen el 80% del valor (€) total comprado. Estás referencias son en las que se tiene que focalizar el departamento de compras, ya que son pocas referencias (en torno al 20%) y cualquier acción que haga sobre ellas tendrá un impacto muy importante en el resultado de compras. Lo normal es tratar de negociar muy bien los precios, intentar tener poco stocks de estas referencias (tener mucho supondría tener mucho dinero inmovilizado), buscar colaboraciones con los proveedores para tratar de disminuir el coste integral...
• Referencias B: representan el 15% del valor y aunque no son tan importantes como las A, hay que tratar de controlarlas. Por ejemplo, estableciendo una frecuencia de pedidos adecuada, haciendo una negociación con proveedores con una frecuencia más baja que con las referencias A...
• Referencias C: son las llamadas "comodities" representan solo el 5% del valor. El departamento de compras se despreocupa, asocia un stock mínimo y el sistema te avisa cuando llegas para realizar el pedido.
Otro ABC que utiliza compras es un ABC de proveedores, donde podría verse que el 80% de los problemas de calidad o las incidencias son producidos por un 20% de los proveedores. En algunas empresas esto se conoce como el "ranking de proveedores"

Gestión de inventarios:

Por ejemplo un ABC de stocks (tanto en dinero como en cobertura), definiendo que referencias son las que más dinero "inmovilizan" o que referencias son las que más cobertura tienen (días de inventario). Muchas veces lo que se suele hacer son Matrices ABC (cuando son matrices suele ser AC) que es lo que también se llama ABC cruzado. En definitiva lo que se hace es cruzar los resultados de dos ABC para obtener unos cuadrantes e implantar diferentes estrategias para cada cuadrante. Por ejemplo, una referencia que es AA, A en cobertura (tiene una cobertura muy alta) y A en valor del stock, requiere una estrategia urgente para bajar los días de inventario de esa referencia ya que tenemos mucho más de lo que necesitamos y su stock es muy caro.

En gestión de inventarios se utilizan otros ABC cruzados para definir estrategias, en función del valor y la variabilidad de la demanda, o entre la rotación de la referencia y la variabilidad de la demanda, pero esto lo dejaremos para un segundo artículo.

Almacén:

También puede utilizar bastantes tipos de ABC, pero el más importante es el ABC de acumulado de líneas de salida (picking) por referencia. Este suele ser el más importante porque la mayor parte de los costes de un almacén (en torno al 40-45%) suele estar en las tareas de preparación de pedidos. En la preparación de pedidos, el "cost-driver" es la línea de picking, que es la que obliga a hacer un recorrido para coger una cantidad. Es mucho más costoso ir 100 veces al día a coger una unidad de una referencia que ir 2 veces a coger 50, por eso se utiliza las líneas y no las unidades. Cuando se tienen muchas referencias es fundamental definir un ABC de manera que:
• Las referencias A que producen el 80% de las líneas de salida estén en lugares de rápida y fácil (ergonomía) accesibilidad. (Por ejemplo, estanterías dinámicas con Pick-to-light)
• Las referencias B, accesibilidad media.
• Las referencias C, suelen ser un número muy alto de referencias que solo produce el 5% de las salidas y que se suelen poner en una zona a parte, con estanterías convencionales de picking (minimizando la inversión) y donde lo que se suele buscar es minimizar el espacio ocupado.

Es importante destacar que existe la posibilidad de aplicar a esta regla de ABC a través de Excel
Pareto para que te quiero
14/04/2008 Autor: ronaldocgq
El gráfico de Pareto es una herramienta de Calidad utilizada principalmente para priorizar acciones. Con él podemos analizar más claramente las causas de la aparición de un problema, por ejemplo, y definir el foco de actuación sobre las más críticas.
●Primer paso: Definir el Problema Como un ejemplo simple, vamos a suponer que estén ocurriendo rechazos en el final de su proceso, en la inspección final. Para investigar las causas, será necesaria una Hoja de Verificación, que es nada más que una tabla donde usted relacionará las causas detectadas del problema, las no conformidades y el período de la verificación. En el ejemplo, acompañaremos los rechazos por una semana, marcando diariamente cada causa y la cantidad de ítems rechazados.
●Segundo passo: Estratificar Al final de la semana, tendremos una lista de causas y cuantas veces cada una ocurrió en la inspección por día. Para facilitar, podemos colocar estos datos en una tabla de Excel. Va a quedar así: En la última columna de la tabla (después de la sexta), sume el total de no conformidades de cada ítem de la lista. Organice los datos en orden decreciente. Sume el total general de no conformidades. Calcule el porcentaje de cada total individualmente. Incluya una columna más, donde serán colocados los porcentajes acumulados. ¿Para qué? Para saber cuánto del problema estará resuelto después de eliminar cada causa.
Tercer paso: Con los datos completos, es hora de hacer nuestro Pareto.
Con el botón “Asistente de Gráficos” de Excel, comenzaremos a crear el gráfico. Escoja Tipos Personalizados y en la lista de opciones seleccione Líneas – Columnas. Como intervalo de datos, seleccione las tres últimas columnas, donde deberán estar el Total de No conformidades, el Porcentaje de cada y el Acumulado. Por patrón, Excel crea los gráficos con dos ejes; el de las categorías (X) y el de los valores (Y). En el eje Y patrón, estarán las cantidades de no conformidades. La línea que cruza al gráfico y representa los porcentajes acumulados (Curva ABC) queda sin eje de referencia. Para dar a su gráfico un segundo eje Y, en las Opciones de Gráfico (solapa Ejes), seleccione el eje secundario Y. Pronto.
Ahora, es solo dar un acabado en su gráfico, ajustando los valores de escala de los ejes, los rótulos de categoría y el visual, si lo desea. Vea como su Pareto va a quedar:

Como comentaba anteriormente, hay otros muchos tipos de ABC: para clasificar el tipo de clientes, las causas de las roturas en el almacén, o las causas de las averías de una máquina (causas/tiempos de parada acumulados)...


Segmentação ABC e a Lei de Pareto. (português)

Em Logística, é habitual falar de infinidade de tipos de segmentações ABC (às vezes chamada simplesmente AC): ABC de entradas, ABC de Stock, ABC de saídas, de clientes, de roturas...que dito assim, não da muita informação. Neste artículo vamos a tratar de aclarar que é uma segmentação ABC e como se realiza.
Uma segmentação ABC é uma ferramenta que nos serve para centrarmos no que é mais importante. Realmente é uma aplicação da lei de Pareto, ou a lei 80/20. Esta lei diz que o "20% de algo sempre é responsável dos 80% dos resultados" é dizer que o 20% de algo é essencial e os 80% é trivial. Por exemplo, se falamos de vendas, o 20% dos produtos, representam os 80% das vendas e o outro 80% só representa os 20% das vendas. Por tanto esse primeiro 20% de produtos são os que deveriam ser mais importantes para a empresa. Esta lei se baseia num conhecimento empírico e não sempre se cumpre com precisão. Às vezes não é 80/20 e é 80/30m - depende de cada caso em particular, porém sempre há um "pouco" que representa um "muito”

No caso duma segmentação ABC, o que se costuma fazer é, definir como:
• Classe A: é o % desse algo (ex.: produtos) que representa o 80% dos resultados (ex.: vendas)
• Classe B: é o % desse algo (produtos), sem considerar a classe A, que representa o 15% dos resultados restantes (vendas)
• Classe C: o resto de % desse algo (produtos) sem considerar as classes A e B que representarão o resultado restante: os 5%.
Quando falamos de segmentação AC o que se costuma considerar é que a classe C é o conjunto da classe B e C anterior. É dizer, A representa os 80% da venda e C o 20% (lei 80/20).
Destacar, que o ABC se realiza sempre considerando um determinado período. Por exemplo, posso fazer um ABC de vendas cada 6 meses onde comprovo quais foram os produtos A, B e C nesse período (a classificação pode variar se consideramos um período anterior ou posterior). O ABC tem por tanto um período associado.

Compras:
Em compras se utiliza muito o ABC de referencias / valor de compra (quantidade comprada no período pelo custo unitário)
• Referencias A: representarão as referencias que supõem os 80% do valor (€) total comprado. Estás referencias são nas que se tem que focalizar o departamento de compras, já que são poucas referencias (em torno aos 20%) e qualquer ação que faça sobre elas terá um impacto muito importante no resultado de compras. O normal é tratar de negociar muito bem os preços, intentar ter pouco stock destas referencias (ter muito suporia ter muito dinheiro imobilizado), buscar colaborações com os provedores para tratar de diminuir o custo integral...
• Referencias B: representam os 15% do valor e embora não são tão importantes como as A, há que tratar de controlar-las. Por exemplo, estabelecendo uma freqüência de pedidos adequada, fazendo uma negociação com provedores com uma freqüência mais baixa que com as referencias A...
• Referencias C: são as chamadas "comodities" representam só os 5% do valor. O departamento de compras se despreocupa, associa um stock mínimo e o sistema avisa quando atinge para realizar o pedido.
Outro ABC que utiliza compras é um ABC de provedores, onde poderia ver-se que o 80% dos problemas de qualidade ou as não conformidades são produzidos por os 20% dos provedores. Em algumas empresas isto se conhece como o "ranking dos provedores"

Gestão de inventários:

Por exemplo, um ABC de stocks (tanto em dinheiro como em cobertura), definindo que referencias é as que mais dinheiro "imobiliza" ou que referencias são as que mais cobertura tem (dias de inventário). Muitas vezes o que se costuma fazer são Matrizes ABC (quando são matrizes costuma ser AC) que é o que também se chama ABC cruzado. Em definitiva o que se faze é cruzar os resultados de dois ABC para obter uns quadrantes e implantar diferentes estratégias para cada quadrante. Por exemplo, uma referencia que é AA, A em cobertura (tem uma cobertura muito alta) e A em valor do stock, requer uma estratégia urgente para baixar os dias de inventário dessa referencia já que temos muito mais do que necessitamos e seu stock é muito caro.

Na gestão de inventários se utilizam outros ABC cruzados para definir estratégias, em função do valor e a variabilidade da demanda, ou entre a rotação da referencia e a variabilidade da demanda, porém isto o deixaremos para um segundo tema.

Armazém:

Também podem utilizar-se bastantes tipos de ABC, porém o mais importante é o ABC do acumulado de líneas de saída (picking) por referencia. Este costuma ser o mais importante porque a maior parte dos custos dum armazém (em torno aos 40-45%) costuma estar nas tarefas de preparação de pedidos. Na preparação de pedidos, o "cost-driver" é a línea de picking, que é a que obriga a fazer um percorrido para pegar uma quantidade. É muito mais custoso ir 100 vezes ao dia a pegar uma unidade duma referencia que ir 2 vezes a pegar 50, por isso se utilizam as líneas e não as unidades. Quando se possuem muitas referencias é fundamental definir um ABC de maneira que:
• As referencias A que produzem os 80% das líneas de saída estejam em lugares de rápida e fácil (ergonomia) acessibilidade. (Por exemplo, prateleiras dinâmicas com Pick-to-light)
• As referencias B, acessibilidade meia.
• As referencias C, costumam ser um número muito alto de referencias que só produze os 5% das saídas e que se costumam por numa zona afastada, com prateleiras convencionais de picking (minimizando o investimento) e onde o que se costuma procurar é minimizar o espaço ocupado.

É importante destacar que existe a possibilidade de aplicar esta regra do ABC através do Excel
Pareto prá quê te quer...
Autor: ronaldocgq
O gráfico de Pareto é uma ferramenta da Qualidade utilizada principalmente para priorizar ações. Com ele podemos analisar mais claramente as causas de ocorrência de um problema, por exemplo, e definir o foco de atuação sobre as mais críticas.
Primeiro passo: Definir o Problema Como um exemplo simples, vai supor que estejam ocorrendo rejeições no final do seu processo, na inspeção final. Para levantar as causas, será necessário uma Folha de Verificação, que nada mais é que uma tabela onde você irá relacionar as causas detectadas do problema, as ocorrências e o período da verificação. No exemplo, iremos acompanhar as rejeições por uma semana, marcando diariamente cada causa e sua quantidade de itens rejeitados.
Segundo passo: Estratificar No final da semana terá uma lista de causas e quantas vezes cada uma ocorreu na inspeção por dia. Para facilitar, podemos colocar esses dados em uma tabela do Excel. Vai ficar assim: Numa última coluna da tabela (após a sexta), some o total de ocorrências de cada item da lista. Organize os dados em ordem decrescente. Some o total geral de ocorrências. Calcule o percentual de cada total individualmente. Inclua mais uma coluna, onde serão colocados os percentuais acumulados. Para quê? Para sabermos quanto do problema estará resolvido após eliminarmos cada causa.
Terceiro passo: Com os dados completos, é hora de fazermos nosso Pareto.
Com o botão “Assistente de Gráficos” do Excel, começaremos a criar o gráfico. Escolha Tipos Personalizados e na lista de opções selecione Linhas – Colunas. Como intervalo de dados, selecione as três ultimas colunas, onde deverão estar o Total de Ocorrências, o Percentual de cada e o Acumulado. Por padrão, o Excel cria os gráficos com dois eixos; o das categorias (X) e o dos valores (Y). No eixo Y padrão, estarão as quantidades de ocorrências. A linha que cruza o gráfico e representa os percentuais acumulados (Curva ABC) fica sem eixo de referência. Para dar ao seu gráfico um segundo eixo Y, nas Opções de Gráfico (aba Eixos), selecione o eixo secundário Y. Pronto.
Aí, é só dar um acabamento em seu gráfico, ajustando os valores de escala dos eixos, os rótulos de categoria e o visual, se desejar. Veja como seu Pareto vai ficar:

Como comentava anteriormente, há outros muitos tipos de ABC: para classificar o tipo de clientes, as causas das roturas no armazém, ou as causas das falhas duma máquina (causa/tempo de parada acumulados)...
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