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quinta-feira, 30 de agosto de 2007

A COMUNICAÇÃO FERRAMENTA DA EMPRESA

A COMUNICAÇÃO, FERRAMENTA DA EMPRESA


.-A comunicação

A comunicação é a mais básica e vital necessidade dos seres humanos, após a sobrevivência. Sabe-se que a comunicação é conditio sine qua non da existência humana. Por exemplo o padre Salimbene de Parma, cronista de Frederico ll, nos informa de um experimento, feito por ordem do Imperador. Procurava-se achar uma resposta à pergunta de qual era a língua original e natural dos homens. Com esta finalidade, ordenou que se pusesse um certo número de recém nascidos aos cuidados de mulheres a quem se deu ordem estrita de atender com esmero as crianças, de maneira que nada lhe faltasse , mas cuidando muito de não dirigir jamais a palavra, ou falar com outros na sua presença. Mediante a criação desta vazão linguística esperava Frederico poder comprovar se as crianças começavam a falar espontaneamente grego, latim ou hebreu. Infortunadamente o experimento não chegou a nenhuma conclusão. Em palavras de Salimbene, “foi um esforço inútil, porque todas as crianças morreram”

As pessoas se comunicam mediante palavras, tons de voz e com o corpo: posturas, gestos, expressões em um contexto determinado. Além disso quando conversamos acreditamos que falamos do mesmo que os outros. Acreditamos que atuamos sob a mesma realidade do outro e que o outro possua as mesmas referências que nós. Cada um tem uma visão única do mundo que nos rodeia. Isso provoca, com freqüência, maus entendidos, erros de interpretação, conversações e confrontos , com a conseqüente perdida de energia, tempo, dinheiro e oportunidades.

A comunicação é a mais básica e vital necessidade dos seres humanos, após a sobre vivencia.
È assombrosa a quantidade de energia que se perde diariamente no mundo devido a erros de comunicação. Informe mão redigida, explicações mão formuladas, mensagens mão transmitidas. E como conseqüência de tudo isto, perdas econômicas, trabalhos rejeitados, produtos inutilizados, esforços desperdiçados, conflitos profissionais, laborais, e pessoais, processos judiciais e até guerras entre nações.

A comunicação na empresa.
È comum pensar que a comunicação é algo natural e espontâneo, da qual não é importante se ocupar especialmente. Porém, é habitual que nas empresas não conte com elementos operativos concretos para resolver problemas vinculados a comunicação, ou se enxergue claramente que a comunicação dentro da empresa é uma ferramenta de gestão.
Os temas da comunicação são intangíveis , estão em toda parte e nos envolvem a todos. Não obstante, apesar das dificuldades que apresenta seu estudo, é indispensável situarmos em primeiro plano para melhorar a eficiência e eficácia global das empresas.
Desenvolver contextos favoráveis para um melhor entendimento repercutirá nas pessoas integrantes da empresa, melhorará a motivação e o compromisso, gerará altos rendimentos positivos, além de fazer la mais feliz e humana.
As relações entre os integrantes de uma empresa constituem um processo comunicativo. Através do mesmo se emite e se obtém informação, se transmitem modelos de condutas, se ensinam metodologias de pensamento. Além disso uma boa comunicação permite conhecer as necessidades dos membros da empresa e de seus clientes. Ao fim, através de uma comunicação eficaz se pode construir, transmitir e preservar uma clara visão compartida, os valores, a missão e os objetivos de uma organização.
Estão de acordo com isto, podemos pensar na importância de que cada membro da empresa se assegure;

a.- Que um disse claramente o que quer dizer
b.- Que compreende de forma clara o que quer dizer os demais.
c.- Permitir aos demais compreender o que querem dizer (acertar / acordar de que estamos falando)

Uma comunicação é bem sucedida quando existe clareza na mensagem própria e compreensão correta da mensagem dos outros.

“Nas empresas não se observa claramente que a comunicação é uma ferramenta de gestão.”

Na empresa coexistem diferentes níveis de comunicação;

Comunicação horizontal – mesmo nível, entre pares.
Comunicação vertical – entre diferentes níveis de hierarquia

Estes níveis se desenvolvem a sua vez seguindo canais formais.(os organogramas) através de encontros, reuniões, entrevistas; e informais, através de contactos casuais, não respeitando as vias hierárquicas formais.

Quando se desenvolve uma adequada política de comunicação, se facilita à integração dos distintos níveis da organização através de construir um código comum e se otimiza a participação do pessoal por meio de uma genuína motivação em todos os níveis.
Evitasse “curtos circuitos”, fortes desalento, falta de motivação na tarefa e transformar até os ruídos improdutivos da comunicação informal em um som enriquecedor

CASES.- CASOS

Empresas e organizações com diferentes níveis de complexidade , quantidade de pessoas trabalhando nelas, de distintos ramos e de diversas funções dentro da sociedade, podem beneficiar se prestando uma adequada atenção à comunicação.
E interessante fomentar a comunicação horizontal já que um bom entendimento neste nível permite o funcionamento de eficazes equipes de trabalho.
Um estilo de direção participativa é fator de estimulo para a comunicação neste nível, o qual favorece a coordenação de diferentes atividades e melhor conhecimento das atividades desenvolvidas. Gera espírito de corpo e clima de trabalho em comum Facilita a dissolução de fofocas,rumores e maus entendidos. Cria confiança e companheirismo
Algumas armadilhas da comunicação surgem neste nível quando surge a crença de que “eu mesmo ou meu setor” é mais importante que os outros. Também o uso de códigos ou “gírias” específicos que podem deixar a alguns fora da compreensão
Uma das consultas mais comuns que recebemos é a referida a um grupo de trabalho, na qual cada membro atua desligado dos outros, dando como resultado a toma de decisões que não consideram as outras áreas da empresa, com a resultante falta de compreensão do resto, e custosas dificuldades na implementação das ações correspondentes, com resultados menores aos esperados. Diversas são as fontes de origem destas consultas; a.- uma escola de múltiplas secções e estrutura administrativa complexa, b.- uma empresa de produtos eletrônicos com dificuldades na comunicação pós-venda com seus clientes, um importante laboratório internacional de produtos medicinais, para trabalhar a comunicação com sua equipe de agentes de propaganda médica, c.- Um hotel cinco estrelas de Buenos Aires, para fazer um trabalho que permitisse reconhecer as pautas de funcionamento desligado de seus gerentes e sua transformação em “team”
Pelo universal e cotidiano da comunicação entre pessoas, os aprendizados destas atividades são de aplicação imediata, e seus resultados se verificam em pouco tempo. Se você consegue um funcionamento harmônico da comunicação numa empresa ou organização, esta se converte em uma ferramenta para o crescimento sustentável e a melhoria continuada.

Etimologicamente Comunicação vem do latim e significa compartir com

Internet

Poucos enxergam hoje com nitidez a verdadeira magnitude da comunicação pelo Internet.
Ela é síntese de todos os meios de comunicação conhecidos e sua exploração e desenvolvimento recém começa.
Livros, radio, telex, fax, telegrama, TV., telefone, cinema, música, tudo se encontra nela.
Hoje qualquer um pode, da sua residência ingressar numa biblioteca em qualquer lugar do mundo, procurar um livro, ler, selecionar e imprimir o que for de seu interesse. Muitos não sabemos bem como isso acontece, mas usamos esta possibilidade todos os dias.
Compramos no Brasil e no mundo todo, falamos e vemos amigos que se encontram a milhares de quilômetros, nos comunicamos por escrito com China, Japão, Argentina, Austrália em segundos, sem custo, etc.
Mas, nada troca, Internet é um meio, um novo canal de comunicação, mas não resolve “per se” os problemas da comunicação.
A comunicação continua sendo “compartir com”
Outro caso
Faz pouco tempo, aqui no Brasil, dentro do marco de um trabalho de investigação da comunicação, selecionarmos diferentes sites de empresas de primeiro nível com erros de tradução a outras línguas, neste caso “espanhol”.
Foram escolhidos 10, os quais realmente tinham erros de tradução, ortográficos e de estilo. As 10 empresas foram informadas (por seu “Fale conosco” do site) dos erros existentes e foi feita uma proposta de corrigir os mesmos, de graça, sem custo para a empresa. Os resultados foram:
3 empresas deram retorno. (30%)
7 empresas não deram retorno algum (70%).
Das 3 empresas que deram retorno, uma, o responsável ficou chateado e ofendido pela observação, não perguntou pelos erros e não aceitou a proposta de corrigir de graça os erros. Após 30 dias o site continuava igual.
Outra, a responsável mandou e mail solicitando o telefone, para poder falar dos erros,informado, nunca ligou , e tampouco deu novo retorno. Após 30 dias o site continuava igual.
A terceira empresa, um dos diretores enviou um e mail, perguntando pelos erros e identificando se, lhe foi enviada pelo mesmo meio as correções. Ele agradeceu pelas observações e transcorridos trinta dias em nova visita ao site, ele realmente estava corrigido.
Nossa efetividade em resumo foi de 10%. O outro 90% (funcionários de empresas de primeiro nível) não ficou preocupado com a possibilidade de que sua empresa envie uma mensagem errada por meio deste instrumento maravilhoso e abrangente que é Internet. Só mostrou preocupação em saber quem fez a observação De fato, isto não é exceção, são inúmeros os sites nacionais ou estrangeiros com erros em seus textos, em alguns dos normais três ou quatro idiomas usuais.
Ainda em um mundo globalizado, informatizado, seja por e mail, Internet, fax, telefone, desde um escritório, numa mesa de reuniões, em um corredor, a comunicação, (o compartir com...) é o coração de qualquer empresa ou organização. Uma comunicação eficaz é exigência de primeira ordem para manter a excelência numa pessoa ou empresa. Uma mensagem bem redigida, sem erros, é uma forma de respeito à inteligência do leitor, e também pela própria empresa Uma adequada comunicação favorece um bom entendimento, o qual é fator de motivação e energia positiva.

O futuro
A explosão compu- comunicativa modificou a situação e levou ao conhecimento a ser fundamental como nunca antes.
Definiu mais uma vez as pessoas como o elemento mais valioso das organizações.
Apesar que o cenário futuro não se pode definir, que não se saiba como será o mundo futuro, temos duas certezas habituais à humanidade: Morte e Incerteza. Ao longo da história da humanidade estas foram sempre às certezas mais claras, com seguridade, as únicas.
O que nos indica o cenário futuro e que o conhecimento é a única arma que permite enfrentar a incerteza.
Fazemos coisas porque acreditamos que nos colocam numa situação melhor que a que temos.
A comunicação é importante só se acreditamos que ela é.
O conhecimento é importante só se acreditamos que ele é.
Se a comunicação é importante mais comunicação é melhor.
Se o conhecimento é importante mais conhecimento é melhor.
A comunicação é uma ferramenta de poder porque através dela se transmite conhecimento.
Monolingüismo no século 21 equivale ao analfabetismo no século 20.
Multilingüismo e diversidade cultural são o futuro.
Homeostase é o nome da resistência ao cambio.
Cambiar não é mágico, requer muito trabalho e vontade.
Quem não gosta de trabalhar, apreender e estudar, não gosta do cambio.
A pior maneira de efetuar um cambio é esperar que aconteça.
Não sei se sua empresa desaparecerá se não melhora sua comunicação.
Só sei que quem alcance um bom nível de comunicação interno e externo terá uma vantagem competitiva indubitável.





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